Privacyverklaring

Privacybeleid Scouting Regio Drie Rivieren Utrecht

Versie 17-05-2018.

Inleiding

De Regio Drie Rivieren Utrecht (verder: Regio) is een onderdeel van Scouting Nederland. Via de stichting Scouting Utrecht biedt de Regio bovengroepse activiteiten, trainingen en ondersteuning aan 40 Scoutinggroepen, 3.000 jeugdleden, 1.250 stafleden in de stad Utrecht, het westen van de provincie Utrecht en aan het waterwerk in Midden Nederland.

De Regio houdt zich aan de privacy richtlijnen van Scouting Nederland. Deze richtlijnen staan in de privacy verklaring van Scouting Nederland.

Aanvullend hanteert de Regio dit privacybeleid. Hier staat, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming, het doel van de verzameling van persoonsgegevens van de (jeugd-) leden en derden door de Regio. Ook wordt aandacht besteed aan de omgang met deze gegevens.

Administratie

De Regio gebruikt persoonsgegevens van leden op basis van de door Scouting Nederland beschikbaar gestelde gegevens. De gegevens die geregistreerd staan in Scouting OnLine (verder: SOL) vallen onder de verantwoordelijkheid van Scouting Nederland. SOL kent eigen richtlijnen voor inzage, wijziging en bewaren van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden door de Regio gebruikt voor zover nodig voor het uitvoeren van de activiteiten, trainingen en ondersteuning.

De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de Regio of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Deze gegevens worden na gebruik voor de Regio gewist.

Voor de bedrijfsvoering van de Regio en bij de organisatie van activiteiten, trainingen en ondersteuning worden persoonsgegevens gebruikt. Zoals bijvoorbeeld voor het volgende doelen.

  • De communicatie over activiteiten, training en ondersteuning.
  • Het bijhouden van presentielijsten.
  • Het bijhouden van deelnemerslijsten.
  • Het voeren van de (financiële) administratie.
  • Het publiceren van uitslagen, jaarverslagen en promotiemateriaal.
  • Vanwege de archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Dit gebeurt op papier, in computer bestanden, in cloud bestanden en in SOL, onder beheer van de uitvoerder van de betreffende werkzaamheden.

Het betreft onder meer de naam, NAW gegevens, mailadres en telefoonnummer van de leden en/of de ouders/verzorgers/vertegenwoordigers van jeugdleden, de geboortedatum en het lidnummer van Scouting Nederland en wat verder aan persoonsgegevens nodig is voor de betreffende activiteit, training en ondersteuning. Deze persoonsgegevens zijn enkel bestemd voor de leden die betrokken zijn bij het uitvoerenden de activiteiten, training en ondersteuning van de Regio.
Het betreft ook – na toestemming van de betrokkene – de bijdrage van de betrokkene in woord en beeld aan uitslagen, jaarverslagen en promotiemateriaal.

Als ondersteuning kunnen persoonsgegevens worden gebruikt of aan derden ter beschikking worden gesteld. Zoals bijvoorbeeld voor communicatie aan stafleden van een speltak over een activiteit voor die speltak. De Regio heeft als richtlijn om dergelijke communicatie zelf te verzenden. De betrokkene kan zich wenden tot de secretaris van het bestuur van de Regio.

Het delen van persoonsgegevens met derden kan uitsluitend op basis van een verwerkingsovereenkomst.

Inzage gegevens

De betrokkene heeft het recht om de aanvullende gegevens die van betrokkene geregistreerd staan, in te zien. De betrokkene kan zich wenden tot de secretaris van het bestuur van de Regio.

Wijzigen gegevens

De betrokkene kan wijzigingen doorgeven in de aanvullende gegevens in gebruik bij de Regio. Dit gebeurt met een verzoek gericht aan de secretaris van het bestuur van de Regio.

Wissen gegevens

Een verzoek tot wissen van de aanvullende gegevens in gebruik door de Regio (verzoek tot vergetelheid) kan ingediend worden bij de secretaris van het bestuur van de Regio.

Proportionaliteit

De Regio heeft als richtlijn bij het verzamelen en verwerken van gegevens altijd de beginselen van de proportionaliteit in acht te nemen. Dat wil zeggen beperken tot de minimaal benodigde gegevens voor het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt.

Bewaren persoonsgegevens

De Regio kan in aanvulling op de personsgegevens in SOL, ten behoeve van haar activiteiten, (aanvullende) persoonsgegevens verzamelen van (jeugd-) leden en van derden. Deze gegevens worden na de aangegeven tijd gewist.

Jeugdleden

De gegevens van jeugdleden, die ten behoeve van verschillende activiteiten verwerkt worden, worden maximaal voor de duur van één jaar bewaard.

Overige leden

De gegevens van overige leden die verwerkt worden, worden voor de duur van maximaal vijf jaar bewaard en kunnen gebruikt worden om op een later moment contact op te nemen met de betreffende persoon.

Derden

De gegevens van derden die verwerkt worden, worden voor de duur van maximaal vijf jaar bewaard en kunnen gebruikt worden om op een later moment contact op te nemen met de betreffende persoon.

Communicatie

De Regio kan en mag (jeugd-) leden binnen de Regio ongevraagd informatie omtrent activiteiten, trainingen in de Regio, alsmede andere relevante informatie toesturen. Dit kan zowel per mail, post als in andere vormen van communicatie. Voor al deze berichten geld dat er een Opt-Out mogelijkheid bestaat. Deze mogelijkheid wordt door de afzender actief aangeboden. De Opt-Out wens wordt in SOL en/of een bestand van Regio voor een jaar vastgelegd.

Datalek

Ondanks dat de Regio zeer zorgvuldig met privacy gevoelige gegevens omgaat, kan het onverhoopt voorkomen dat er een datalek plaats vind. De betrokkenen worden ten alle tijden geïnformeerd over het datalek. De Regio meldt een datalek ten alle tijden bij de bevoegde toezichthouder/autoriteit.

Bijzondere persoonsgegevens

De Regio kan ten behoeve van door haar georganiseerde activiteiten en trainingen bijzondere persoonsgegevens (medische gegevens) verzamelen. Deze gegevens worden verzameld met als doel het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van de deelnemers aan de activiteit of training. Deze gegevens worden gebruikt ter voorkoming en bestrijding van medische situaties die zich bij de deelnemers voor kunnen doen tijdens de activiteit of training. Deze gegevens worden, voor zover dit noodzakelijk is, verstrekt aan een medisch deskundige zoals bijvoorbeeld een arts, een verpleegkundige of ambulancepersoneel.

De gegevens worden verzameld via een digitaal formulier in SOL. De gegevens van de deelnemers worden met toestemming van de betrokkene verstrekt aan de Regio door de persoon die het formulier invult.

Deze gegevens zijn tijdens de activiteit of training beschikbaar bij de centrale post en/of de EHBO post. Hier zijn deze gegevens toegankelijk voor de stafleden met een medische taak en de stafleden die de deelnemers tijdens het evenement/de activiteit begeleiden. Overige stafleden hebben geen toegang tot deze gegevens. De bijzondere gegevens wordt na afloop van de activiteit of training vier weken bewaard om eventuele vragen van medische deskundigen te kunnen beantwoorden.

Foto’s en video-opnames

Voor documentatie en publiciteit worden bij activiteiten en trainingen foto’s en video-opnames gemaakt. De Regio heeft de volgende richtlijn.

  • Bezoekers en deelnemers van de activiteit en training bewust te laten zijn van de mogelijkheid dat foto en video-opnames worden gemaakt.
  • Bij het maken van foto en video terughoudend te zijn met beelden van individuele personen in het bijzonder van jeugdleden.
  • Beelden van individuele personen alleen te maken van personen die daartegen geen bezwaar maken.

Bezoekers en deelnemers van activiteiten en training worden geacht stilzwijgend akkoord te gaan dat opnames, op welke wijze dan ook, openbaar gemaakt mogen worden.

Deze foto’s en video-opnames kunnen zonder voorafgaande toestemming of kennisgeving gepubliceerd worden op de website en de ‘social media’ van de Regio, in promotiemateriaal alsmede in enige andere publicaties in de breedste zin van het woord. Bij het publiceren wordt rekening gehouden met het redelijk belang van de betrokkene, zoals beschreven in de auteurswet. Een verzoek tot verwijdering wordt altijd gehonoreerd. De Regio behoudt zich alle rechten op de gemaakte foto’s en video-opnames voor.

Cookies

Persoonsgegevens die worden verstrekt bij het gebruik van de website en de ‘social media’ van de Regio worden door de Regio uitsluitend gebruikt voor dienstverlening aan de betrokkene en statistische doeleinden.

Vragen of klachten

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Regio kun je terecht bij de secretaris van het bestuur van de Regio via info@scouting-utrecht.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

De Regio behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Het verdient aanbeveling om de privacy verklaring altijd via de website van de Regio te raadplegen zodat je beschikt over de meest actuele versie.

 

Download PDF